system program yang kami gunakanDalam tips usaha dan gaya hidup yang ke 7 ini saya ingin menulis mengenai sistem yang kami gunakan dalam usaha kami. Banyak orang yang memandang bahwa implementasi sistem hanya berlaku untuk usaha yang sudah besar, dan sedikit yang menyadari bahwa sistem merupakan backbone atau basis dari usaha anda. Sistem yang anda gunakan harus mampu untuk men-support bisnis anda sewaktu bisnis tersebut berkembang sehingga anda dan tim anda tidak kelabakan sewaktu bisnis anda tiba-tiba meningkat secara drastis.

Untuk Amstirdam Coffee, setelah 6 bulan launching kami memasang sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat men-support backoffice kami dalam hal produksi, gudang, administrasi, finansial dan POS (Point of Sale). Sistem pertama yang kami pasang adalah Openbravo Community Edition (www.openbravo.com). Yang cukup menarik dari sistem ini adalah sistem ini benar benar gratis dan dissuport oleh komunitas pengguna yang jumlah nya sudah lebih dari seribuan, sehingga apabila ada masalah ataupun error, saya cukup melakukan search di google dan so far semua solusi tersedia disana. Implementasi dari sistem ini cukup singkat yakni kurang dari 1 bulan dikarenakan ukuran bisnis kami yang waktu itu masih kecil dan masih muda dalam segi umur. Kini setelah 3.5 tahun menggunakan sistem ini kami merasakan benefit yang luar biasa dimana semua transaksi terjadi transparan dan live dalam artian sistem ter-update secara langsung begitu transaksi terjadi dan sistem ini dapat kami akses melalui smartphone/ tablet dimanapun anda berada.

Sistem/ Program kedua yang kami implementasikan adalah Trello (www.trello.com). Program ini gratis dan murni berjalan on the cloud di internet. Program ini mirip seperti kanban sistem dimana semua proses terjadi secara transparan dan dapat dipindahkan secara visual. Kini semua order, customer requirement, project management, sales funnel, todo list dan sales history kami lakukan dan simpan disini. Pertama sewaktu implementasi ada keraguan dari beberapa staff kami, tapi setelah berjalan sekitar lebih dari 1 tahun ini, cukup terasa bahwa mungkin tanpa sistem ini kami tidak dapat melakukan pekerjaan kami se-efficient sekarang. Semua staff tahu akan apa yang mesti dilakukan setiap harinya, dan apabila ada special request dari customer semua dapat tercatat disini secara sistematis.

Sistem ketiga yang kami implementasikan untuk komunikasi adalah whatsapp group. Untuk whatsapp saya rasa hampir semua orang sudah mengenalnya dan tidak membutuhkan penjelasan panjang lebar.

Setelah hampir 4 tahun menggunakan sistem/ program tersebut diatas didalam usaha kami, ada beberapa benefit yang kami rasakan, yakni:

  • Kontrol akan financial yang semakin transparan sehingga setiap keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat karena tersedianya beberapa informasi krusial secara live
  • Semua informasi mengenai customer, supplier dan historical data mengenai harga dan penjualan dapat diakses secara live
  • Proses bisnis yang sudah ter-otomasi sehingga dapat berjalan secara sendiri dan independen
  • Semua sistem berjalan melalui server di internet, sehingga semua keputusan dan informasi dapat diakses darimanapun anda berada.

Setelah sekitar hampir 4 tahun menjalankan usaha ini, kami merasa kami tidak mungkin berada di posisi kami sekarang tanpa adanya support dari sistem yang sudah kami implementasikan dan jalankan secara disiplin. Dan menurut kami apabila anda tertarik untuk memulai usaha, entah itu skala besar maupun kecil anda wajib mulai memikirkan mengenai sistem yang akan anda gunakan, dan ini berlaku juga bagi anda yang sudah memiliki usaha (banyak dari sistem ini yang tersedia gratis di internet), apalagi sekarang pemerintah juga menggalakkan para pemilik usaha untuk tertib secara administrasi.

Apabila anda tertarik untuk implementasi beberapa sistem yang telah kami coba dan ada pertanyaan, jangan sungkan- sungkan untuk mengkontak kami melalui kontak saya dibawah.

Anyway salam Amstirdam, dan sukses selalu :)